Estrategias eficaces para gestionar equipos distribuidos.

¿Los equipos virtuales causan más estragos que beneficios? En Estados Unidos, el 22 % de los días laborables se trabajan a distancia. Dirigir equipos de desarrollo ubicados en todo el mundo ya no es una ventaja adicional, sino una táctica esencial. ¿Y cómo hacerlo sin caos, agotamiento y desajustes? Ahí es donde se necesitan sistemas establecidos. Esta guía te proporciona tácticas prácticas para convertir a tu equipo remoto en un equipo de alto rendimiento y totalmente integrado, tal y como hemos hecho con nuestros clientes, como Life360, Viber y Savills. La gestión de un equipo distribuido es como una sinfonía que se toca a distancia. Tus miembros se encuentran en diferentes partes del mundo y tu función como líder tecnológico es garantizar que todo funcione como un todo cohesionado. Esta publicación es para ti si tienes intención de subcontratar desarrolladores de software. Analizaremos las cuestiones clave de la gestión de un equipo distribuido y proporcionaremos las mejores prácticas que pueden contribuir a dirigir con éxito un equipo distribuido.

La gestión de equipos distribuidos implica dirigir y coordinar equipos de profesionales que trabajan juntos y cooperan en diferentes lugares del mundo. Estos grupos de trabajadores suelen trabajar sin tener una oficina física ni siquiera estar en la misma zona horaria. Al trabajar con equipos distribuidos, la función de un líder tecnológico es reunir a personas con los mismos objetivos, mantener la claridad en la comunicación y fomentar el sentido de conexión, a pesar de la distancia entre los cuerpos. No es una tarea fácil, y esto teniendo en cuenta los retos que veremos a continuación.

1. Barreras para la comunicación

Las barreras en la comunicación de los equipos distribuidos suelen deberse a una cooperación en tiempo real inadecuada, a la ausencia de interacción cara a cara y a la falta de comunicación. Para resolver esto, debes establecer una política de comunicación para equipos distribuidos que incluya una combinación de herramientas sincrónicas y asincrónicas, expectativas en cuanto al tiempo de respuesta y normas sobre los canales que debes utilizar en los distintos tipos de comunicación.

2. Mantener la cohesión del equipo y la cultura corporativa

A pesar de que el trabajo a distancia es posible gracias a las tecnologías de la comunicación, resulta difícil gestionar un equipo disperso y crear una cultura corporativa. Los empleados pueden distanciarse sin el contacto cara a cara, la comunión y los rituales. Tal disposición complica el desarrollo de la confianza, el intercambio de logros o el desarrollo del sentido de pertenencia. Por eso debes prepararte con determinación, innovación y persistencia para fomentar la cultura entre los diferentes equipos.

3. Responsabilidad y productividad

El problema con los equipos distribuidos es que no tienes la misma visibilidad que en una oficina tradicional. Para contar con un equipo de desarrollo de software totalmente comprometido, debes ser decidido a la hora de crear medidas de éxito desde el principio, implementar objetivos medibles, diseñar tareas precisas y establecer plazos definidos.

4. Manejo del tema de la ciberseguridad

La comunicación entre equipos distribuidos es una comunicación intensiva desde el punto de vista tecnológico en la que utilizarás activamente Teams, Zoom, Slack, el intercambio de archivos, el correo electrónico, etc. Debes tomar medidas de seguridad para proteger tu información, como VPN en redes Wi-Fi abiertas, equipos personales, transferencia de archivos cifrados y formación del personal.

A continuación se incluyen algunos consejos que pueden poner en práctica nuestros clientes.

1. Crea canales de comunicación eficaces.

Todos los ejecutivos del sector tecnológico son conscientes de que la comunicación entre equipos distribuidos es fundamental para el éxito de los proyectos. Para tener éxito, instala la combinación adecuada de herramientas sincrónicas y asincrónicas. Zoom o Microsoft Teams son las mejores herramientas para celebrar reuniones en directo, sesiones de brainstorming y controles frecuentes. Slack, el correo electrónico o las herramientas de gestión de proyectos (como Trello o Asana) son más adecuadas para el trabajo autónomo, como las actualizaciones o la documentación. Además, ofrecen a los miembros del equipo flexibilidad para responder en el momento que les resulte más conveniente. Sin los protocolos establecidos para la comunicación entre equipos distribuidos, las herramientas son inútiles. Es decir, qué canales deben utilizarse para transmitir qué tipo de mensajes, cuándo esperar una respuesta y cómo resolver una cuestión urgente. Esto minimiza los malentendidos y hace que los equipos dispersos se mantengan unidos.

2. Fomenta una cultura empresarial sólida incluso cuando estés lejos.

El hecho de que trabajes con equipos distribuidos no significa que la cultura empresarial no sea importante. De hecho, es aún más importante cuando se quiere tener un equipo más eficiente, productivo y motivado con un sentido de pertenencia. Organiza eventos virtuales: Las charlas mientras se toma un café, las noches de juegos o las victorias de fin de semana, llamadas «victorias del viernes», para compartir los objetivos alcanzados, se consideran buenas prácticas de los equipos distribuidos. Introduce rituales: Establece saludos semanales/mensuales:

• Mención semanal/mensual durante las llamadas del equipo o los chats de TeamGratuate.
• Tiempo semanal para juegos sociales.
• Eventos «Mostrar y contar».
• Compañeros de incorporación de los nuevos miembros del equipo.
• Listas de reproducción para todo el equipo o clubes de lectura virtuales. Haz que todas las personas participen:
• Mención semanal/mensual durante las llamadas del equipo o los chats de TeamGratuate.
• Tiempo para juegos sociales cada semana.
• Eventos «Mostrar y contar».
• Compañeros de incorporación de los nuevos miembros del equipo.
• Listas de reproducción para todo el equipo o libros virtuales. Recompensar los logros: Recompensar a los equipos distribuidos. Felicitar el inicio de los proyectos o incluso celebrar con gestos concretos, como un agradecimiento semanal para celebrar una victoria personal.

3. Introduce potentes herramientas de gestión de proyectos.

Ten un lugar central de operaciones: tu sede virtual. Las herramientas de gestión de proyectos adecuadas proporcionan la organización y la visibilidad necesarias para manejar grupos dispersos. La razón por la que deberías considerarlo es:

• Colaboración centralizada: herramientas como Asana, Trello, Jira, etc. proporcionan a tu equipo una plataforma específica para comunicarse, compartir archivos y realizar un seguimiento del progreso.
• Seguimiento de tareas: esta denominación permite asignar tareas, establecer plazos y supervisar el progreso del proyecto con transparencia.
• Actualizaciones en tiempo real: los paneles de control y las barras de progreso son herramientas de visualización que pueden utilizarse para detectar obstáculos.
• Visibilidad asíncrona: los trabajadores distribuidos tienen la opción de supervisar las actualizaciones del proyecto en cualquier momento, ya que no es posible celebrar una reunión inmediata debido a la diferencia horaria. Trello o Jira notion, Confluence o los tableros de proyectos son tus aliados en este sentido. Debemos comparar las herramientas más populares entre los equipos distribuidos.

4. Objetivos y expectativas establecidos

La gestión de equipos distribuidos debe tener objetivos claros a corto y largo plazo para cada miembro del grupo. Esto te ayudará, como líder, a realizar estimaciones de rendimiento. A continuación se indican algunos aspectos a tener en cuenta:

• Aclara las responsabilidades: detalla el alcance del trabajo y la función de cada miembro del equipo para garantizar que no haya confusión sobre las áreas de responsabilidad.
• Resume los resultados esperados: establece las expectativas y los plazos de los resultados esperados. Esto evita que se produzcan desviaciones en el progreso.
• Establece indicadores clave de rendimiento (KPI): cuenta con indicadores clave de rendimiento que puedan medirse para supervisar el progreso de tu proyecto. Esto te ayudará a saber si tus empleados remotos están cumpliendo los objetivos.
• Accesibilidad de los objetivos: mantén tus objetivos, KPI y resultados en un lugar donde se pueda acceder fácilmente a ellos. Los miembros del equipo distribuido deben poder acceder fácilmente a esta información en cualquier momento, para no perder tiempo buscando aclaraciones.

5. Revisiones frecuentes y comentarios

En una empresa descentralizada, no podemos exagerar la importancia de la comunicación frecuente. A continuación, te ofrecemos algunos consejos que pueden servirte para mantener el ritmo cuando trabajes con equipos distribuidos:

• Mantén reuniones individuales frecuentes: Organiza reuniones periódicas con cada uno de los miembros de tu personal distribuido para hablar sobre el progreso, los retos y el desarrollo profesional. Esto ayuda a crear confianza y a mantener la motivación.
• Sincronización del equipo: Celebra reuniones semanales o quincenales con el equipo para recordarles sus objetivos, actualizarlos y crear un sentido de conexión.
• Proporciona comentarios de manera oportuna: proporcionar comentarios de manera oportuna es una de las mejores prácticas de los equipos distribuidos, ya que no es necesario dedicar tiempo a crear un entorno más receptivo.
• Facilita la comunicación bidireccional: asegúrate de que los miembros de tu equipo se sientan libres para expresarse, hacer preguntas y aportar comentarios.

6. Diferencias horarias

¿Cuál es la mejor manera de lidiar con un equipo distribuido en diferentes zonas horarias? Es una tarea muy difícil para un líder tecnológico. Las 9 de la noche en tu equipo de Nueva York pueden ser las 4 de la tarde en Europa, en un país diferente, o incluso medianoche en Asia. Las siguientes son algunas de las tácticas que podrían ayudarte a organizar los equipos:

• Horarios rotativos: Celebra las reuniones a diferentes horas, para que nadie tenga que madrugar o quedarse hasta tarde todo el tiempo.
• Aprende a realizar comunicaciones asincrónicas: comparte actualizaciones no críticas mediante Slack, documentos compartidos o vídeos que tus compañeros de equipo puedan leer cuando tengan tiempo.
• Utiliza calendarios comunes: pide a los miembros de tu equipo dispersos que hagan transparentes sus agendas. Esto evitará conflictos y facilitará la programación de reuniones.
• Documenta las reuniones importantes: grabar las reuniones es una forma de mantener a todos informados, incluso cuando no están presentes en ellas.

7. Céntrate en la ciberseguridad.

Al igual que en la gestión de equipos distribuidos, tus datos son un aspecto importante que debes proteger, al igual que el resto, como la estrategia de comunicación. A continuación se indican algunas formas de mantener la seguridad del sistema y los datos:

• VPN: solicita a tu equipo que utilice una red privada virtual que sea lo suficientemente segura, especialmente cuando utilices una red Wi-Fi pública.
• Añadid seguridad en los puntos finales: instalad programas antivirus y cortafuegos en los dispositivos para protegerlos contra el malware y el acceso malicioso.
• Realiza formación en materia de seguridad: forma a tu equipo sobre el phishing y la seguridad de las contraseñas.
• Establece normas transparentes en materia de ciberseguridad: determina la forma en que se accede, almacena y distribuye la información de tu empresa, y asegúrate de haber comunicado tus políticas a todo el mundo.
• Implementa un modelo de seguridad zero trust: verifica a cada usuario y dispositivo antes de conceder acceso a los recursos de la empresa, independientemente de su ubicación o red.

Identifica los riesgos potenciales.

El proceso de gestión de riesgos de los equipos distribuidos debe comenzar por identificar las debilidades existentes. Ten en cuenta las posibilidades de respuestas lentas, malentendidos o retrasos debidos a las diferencias horarias o culturales. En segundo lugar, evalúa tu pila tecnológica: ¿Tienes alguna herramienta obsoleta? ¿Existe alguna amenaza de conexión a Internet inestable? ¿O hay restricciones de acceso al software obligatorio? Todo ello ralentizará la productividad de tu equipo. Otra área de riesgo es el manejo de datos, que debes tener en cuenta cuando gestionas equipos distribuidos. Busca lagunas en el cifrado y el control de acceso, así como en los procedimientos de copia de seguridad, que podrían dar lugar a infracciones. Por último, optimiza tu cumplimiento para asegurarte de que cumple con el RGPD, la HIPAA o cualquier otra norma local en materia de datos.

Desarrolla estrategias de mitigación.

Una vez que seas consciente de los posibles riesgos, desarrolla planes proactivos para mitigarlos. La fácil elaboración de instrucciones de escalamiento y tiempos de reacción eliminará la pérdida de impulso a la hora de responder a las amenazas. Instala sistemas de copia de seguridad que funcionen y asegúrate de que todas las personas tengan acceso a las herramientas necesarias. En caso de problemas de datos y seguridad, establece políticas estrictas, como la autenticación multifactorial y el intercambio de archivos cifrados. Un consejo útil para los equipos distribuidos es que debes contar con estrategias que se adapten a cada tipo de riesgo, de modo que tu equipo distribuido sea resistente.

Supervisa y ajusta con regularidad.

Para empezar, desarrolla procedimientos de retroalimentación que permitan a los miembros del equipo plantear problemas o proponer mejoras. Realiza auditorías frecuentes para comprobar que los sistemas y las herramientas funcionan correctamente. Básicamente, cambia tus estrategias en función de los nuevos retos. Estarás en mejores condiciones para actuar con rapidez si realizas un seguimiento de la rutina de tu equipo.

La gestión de un equipo distribuido es beneficiosa para tu negocio, pero no está exenta de retos. Si se hace correctamente, por ejemplo, seleccionando las herramientas adecuadas, planificando de forma proactiva y estando dispuesto a adaptarse, los equipos de ingeniería distribuidos pueden aportar un valor añadido a tu empresa como recurso a largo plazo. Gestionar un equipo distribuido ya no es un experimento agradable, sino una ventaja competitiva.