Tõhusad strateegiad hajutatud meeskondade juhtimiseks

Kas virtuaalsed meeskonnad tekitavad rohkem kahju kui kasu? USAs toimub 22 protsenti tööpäevadest kaugjuhtimisega. Globaalselt asuvate arendusmeeskondade juhtimine ei ole enam lisahüve, vaid oluline taktika. Kuidas seda teha ilma anarhia, väsimuse ja sobimatuse tekitamiseta? Selleks on vaja väljakujunenud süsteeme. Käesolev juhend pakub praktilisi taktikaid, kuidas muuta oma kaugtöötajate meeskond tulemuslikuks ja täielikult integreeritud meeskonnaks, nagu oleme teinud oma klientide Life360, Viber ja Savills puhul. Hajutatud meeskonna juhtimine on nagu kaugjuhtimisega mängitav sümfoonia. Teie liikmed asuvad maailma eri paigus ja teie kui tehnoloogiajuhi ülesanne on tagada, et kõik toimiks ühtse tervikuna. See postitus on mõeldud juhuks, kui kavatsete tarkvaraarendajad allhanke korras tööle võtta. Arutame hajutatud meeskonna juhtimise peamisi küsimusi ja pakume praktilisi parimaid tavasid, mis aitavad hajutatud meeskonda edukalt juhtida.

Hajutatud meeskonna juhtimine hõlmab erinevates paikades üle maailma koos töötavate ja koostööd tegevate spetsialistide meeskondade juhtimist ja koordineerimist. Need töötajate rühmad töötavad tavaliselt ilma füüsilise kontori või isegi sama ajavööndita. Hajutatud meeskondadega töötades on tehnoloogiajuhi ülesanne koondada inimesed, kellel on ühised eesmärgid, säilitada selge suhtlus ja edendada ühtekuuluvustunnet, hoolimata füüsilisest kaugusest. See ei ole kerge ülesanne, arvestades allpool kirjeldatud väljakutseid.

1. Kommunikatsiooni takistused

Hajutatud meeskonna suhtlusbarjäärid põhinevad tavaliselt ebapiisaval reaalajas koostööl, silmast silma suhtlemise puudumisel ja suhtlusprobleemidel. Selle probleemi lahendamiseks peate kehtestama hajutatud meeskonna suhtluspoliitika, mis hõlmab nii sünkroonseid kui ka asünkroonseid vahendeid, ootusi vastamise aja suhtes ja reegleid kanalite kohta, mida tuleks kasutada erinevat tüüpi suhtluses.

2. Meeskonna ühtsuse ja ettevõtte kultuuri säilitamine

Hoolimata asjaolust, et tehnoloogiapõhise suhtluse abil on võimalik töötada kaugjuhtimisega, on hajutatud meeskonda raske juhtida ja ettevõtte kultuuri luua. Ilma otsese kontaktita, ühisosaduseta ja rituaalideta võivad töötajad muutuda üksildaseks. Selline korraldus raskendab usalduse tekkimist, edu jagamist või kuuluvustunde arendamist. Seetõttu peaksite valmistuma eesmärgipäraselt, uuenduslikult ja järjekindlalt, et edendada kultuuri erinevate meeskondade vahel.

3. Vastutus ja tootlikkus

Jaotatud meeskondade probleem on see, et teil pole sama ülevaadet kui traditsioonilises kontoris. Et saavutada täielikult pühendunud tarkvaraarendusmeeskond, peate varakult looma eesmärgipärased edu mõõtmise meetodid, rakendama mõõdetavaid eesmärke, kujundama täpsed ülesanded ja seadma kindlad tähtajad.

4. Küberjulgeoleku küsimuse käsitlemine

Jaotatud meeskonna suhtlus on tehnoloogiliselt intensiivne suhtlus, kus kasutatakse aktiivselt Teams, Zoom, Slack, failide jagamist, e-posti jne. Te peaksite võtma turvameetmeid oma teabe kaitsmiseks, näiteks VPN-id avatud Wi-Fi-võrgus, isiklikud seadmed, krüpteeritud failide edastamine ja personali koolitus.

Allpool on toodud mõned näpunäited, mida meie kliendid saavad praktikas rakendada.

1. Looge tõhusad suhtluskanalid

Iga tehnoloogiajuht teab, et hajutatud meeskonna suhtlus on projekti edu seisukohalt väga oluline. Edu saavutamiseks tuleb paigaldada sobiv kombinatsioon sünkroonsetest ja asünkroonsetest tööriistadest. Zoom või Microsoft Teams sobivad kõige paremini reaalajas kohtumiste, ajurünnakute ja sagedaste kontrollide korraldamiseks. Slack, e-post või projektijuhtimise rakendused (nt Trello, Asana) sobivad kõige paremini iseseisvaks tööks, nagu uuenduste või dokumentide koostamine. Need pakuvad meeskonnaliikmetele ka paindlikkust vastata oma ajal. Ilma kindlate protokollideta hajutatud meeskonna suhtlemiseks on tööriistad kasutud. See tähendab, milliseid kanaleid tuleks kasutada milliste sõnumite edastamiseks, millal oodata vastust ja kuidas lahendada hädaolukord. See vähendab arusaamatusi ja muudab kaugele hajutatud meeskonnad ühtseks.

2. Hoia tugevat ettevõtte kultuuri isegi siis, kui olete üksteisest eemal

Asjaolu, et tegemist on hajutatud meeskondadega, ei tähenda, et ettevõtte kultuur ei ole oluline. Tegelikult on see isegi veel olulisem, kui soovite, et teie meeskond oleks tõhusam, produktiivsem ja motiveeritum ning tunneks kuuluvust. Korraldage virtuaalseid üritusi: kohvijutud, mänguõhtud või nädalalõpu võidud, mida nimetatakse reede võitudeks, et jagada saavutatud eesmärke, on kõik hajutatud meeskondade parimate tavade näited. Kehtestage rituaalid: Kehtestage iganädalased/igakuised kiitused:

• Nädalased/kuised kiitused meeskonna kõnede või TeamGratuate vestluste ajal
• Sotsiaalne mänguaeg kord nädalas
• „Näita ja räägi” üritused
• Uute meeskonnaliikmete sisseelamispartnerid
• Kogu meeskonna ühised esitusloendid või virtuaalsed raamatuklubid Kaasake kõik osalejad:
• Iganädalased/igakuised kiitused meeskonna kõnede või TeamGratuate vestluste ajal
• Igal nädalal toimuvad sotsiaalsed mängud
• „Näita ja räägi” üritused
• Uute meeskonnaliikmete sisseelamispartnerid
• Kogu meeskonna ühised esitusloendid või virtuaalne raamat Tunnustage saavutusi: tunnustage hajutatud meeskondi. Õnnitelge projekti käivitamist või isegi tähistage seda teatud žestidega, näiteks iganädalase tänuavaldusega, et tähistada isiklikku võitu.

3. Tutvustage võimsaid projektijuhtimise tööriistu

Looge keskne tegevuskoht – oma virtuaalne peakorter. Õiged projektijuhtimise tööriistad tagavad hajutatud rühmade juhtimiseks vajaliku korralduse ja nähtavuse. Põhjus, miks peaksite seda kaaluma, on järgmine:

• Tsentraliseeritud koostöö: sellised tööriistad nagu Asana, Trello, Jira jms pakuvad teie meeskonnale spetsiaalset platvormi suhtlemiseks, failide jagamiseks ja edusammude jälgimiseks.
• Ülesannete jälgimine: See nimetus võimaldab ülesandeid määrata, tähtaegu seada ja projekti edenemist läbipaistvalt jälgida.
• Reaalajas uuendused: Dashboardid ja edenemisribad on visualiseerimistööriistad, mida saab kasutada takistuste avastamiseks.
• Asünkroonne nähtavus: hajutatud töötajatel on võimalus jälgida projekti uuendusi igal ajal, kuna ajavahe tõttu ei ole võimalik kohe koosolekut korraldada. Trello või Jira notion, Confluence või projektitaulud on siin teie sõbrad. Me peaksime võrdlema selliseid tööriistu, mis on populaarsed hajutatud meeskondades.

4. Kehtestatud eesmärgid ja ootused

Jaotatud meeskonna juhtimisel peaksid olema selged pika- ja lühiajalised eesmärgid iga rühma liikme jaoks. See aitab teil juhina teha tulemuslikkuse hinnanguid. Allpool on toodud mõned aspektid, mida tuleks silmas pidada:

• Selgitage vastutusalad: täpsustage töö ulatust ja iga meeskonnaliikme rolli, tagades, et vastutusalade osas ei tekiks segadust.
• Tulemuste kokkuvõte: Määrake kindlaks tulemuste ootused ja tähtajad. See aitab vältida edusammude takistamist.
• Määrake KPI-d: Määrake võtmetähtsusega tulemusnäitajad, mida saab mõõta, et jälgida projekti edenemist. See aitab teil teada saada, kas teie kaugtöötajad saavutasid seatud eesmärgid.
• Eesmärkide kättesaadavus: hoidke oma eesmärgid, KPI-d ja tulemused kohas, kus need on kergesti kättesaadavad. Hajutatud meeskonna liikmed peavad saama sellele teabele igal ajal kergesti juurde pääseda, et nad ei raiskaks aega selgituste otsimisele.

5. Sagedased kontrollid ja tagasiside

Detsentraliseeritud ettevõttes ei saa me liiga rõhutada sagedase suhtlemise tähtsust. Siin on mõned näpunäited, mida saab kasutada, et hoida tempot, kui töötate hajutatud meeskondadega:

• Korraldage sageli üks-ühele kohtumisi: Korraldage regulaarselt kohtumisi kõigi oma hajutatud töötajatega, arutades edusamme, väljakutseid ja professionaalset arengut. See aitab luua usaldust ja säilitada motivatsiooni.
• Meeskonna sünkroniseerimine: korraldage kord nädalas või kord kahe nädala jooksul meeskonna koosolekuid, et meenutada meeskonnale selle eesmärke, neid ajakohastada ja luua ühtekuuluvustunnet.
• Andke tagasisidet õigeaegselt: õigeaegne tagasiside andmine on üks hajutatud meeskondade parimaid tavasid, kuna ei ole vaja kulutada aega reageerimisvõimelisema keskkonna loomiseks.
• Soodustage kahesuunalist suhtlust: veenduge, et teie meeskonnaliikmed saaksid vabalt väljendada oma mõtteid, esitada küsimusi ja anda tagasisidet.

6. Ajavahestused

Kuidas tulla toime ajavööndite vahel hajutatud meeskonnaga? See on tehnoloogiajuhi jaoks väga keeruline ülesanne. Kell 21:00 teie meeskonna jaoks New Yorgis võib olla kell 16:00 Euroopas teises riigis või isegi kesköö Aasias. Allpool on toodud mõned taktikaid, mis võivad aidata teil meeskondi organiseerida:

• Vahelduvad ajakavad: korraldage koosolekuid erinevatel aegadel, et keegi ei peaks alati varahommikul või hilisõhtul kohale tulema.
• Õppige asünkroonset suhtlust: jagage mittekriitilisi uuendusi Slacki, jagatud dokumentide või videote kaudu, mida meeskonnaliikmed saavad lugeda, kui neil on aega.
• Kasutage ühiseid kalendreid: paluge oma hajutatud meeskonnaliikmetel muuta oma päevikud läbipaistvaks. See aitab vältida konflikte ja lihtsustab kohtumiste planeerimist.
• Dokumenteerige olulised koosolekud: koosolekute salvestamine on viis, kuidas hoida kõik kursis, isegi kui nad ei osale koosolekul.

7. Keskenduge küberturvalisusele

Nagu hajutatud meeskonna juhtimisel, on ka teie andmed sama oluline kaitsta kui muud asjad, näiteks kommunikatsioonistrateegia. Allpool on toodud mõned viisid süsteemi ja andmete turvalisuse tagamiseks:

• VPN: Palu oma meeskonnal kasutada piisavalt turvalist virtuaalset privaatvõrku, eriti kui kasutad avalikku Wi-Fi-võrku.
• Lisage lõpppunkti turvalisus: installige seadmetele viirusetõrjeprogrammid ja tulemüürid, et kaitsta neid pahavara ja pahatahtliku juurdepääsu eest.
• Osalege turvakoolitusel: õpetage oma meeskonda phishing'u ja paroolide turvalisuse kohta.
• Kehtestage läbipaistvad küberturvalisuse eeskirjad: määrake kindlaks, kuidas teie ettevõtte teabele juurdepääsetakse, seda säilitatakse ja levitatakse, ning veenduge, et olete oma eeskirjad kõigile teada andnud.
• Rakendage null-usalduse turbemudelit: kontrollige iga kasutajat ja seadet enne ettevõtte ressurssidele juurdepääsu andmist, olenemata nende asukohast või võrgust.

Potentsiaalsete riskide kindlakstegemine

Jaotatud meeskondade riskijuhtimisprotsess peab algama olemasolevate nõrkade kohtade kindlakstegemisest. Arvestage aeglase reageerimise, arusaamatuste või ajavahe või kultuurist tingitud viivituste võimalusega. Teiseks, hinnake oma tehnoloogilist varustust: kas teil on vanu tööriistu? Kas internetiühendus on ebastabiilne? Või on juurdepääs kohustuslikule tarkvarale piiratud? Need tegurid aeglustavad teie meeskonna tootlikkust. Teine riskantne valdkond on andmete käitlemine, mida võite arvesse võtta hajutatud meeskondade juhtimisel. Leidke krüpteerimise, juurdepääsu kontrolli ja varundamisprotseduuride lüngad, mis võivad kaasa tuua rikkumisi. Lõpuks optimeerige oma vastavust, et tagada vastavus GDPR-ile, HIPAA-le või muudele kohalikele andmestandarditele.

Töötage välja leevendusstrateegiad

Kui olete teadlik võimalikest riskidest, töötage välja proaktiivsed plaanid riskide leevendamiseks. Escalation-juhiste ja reageerimisaega lihtne täpsustamine välistab ohule reageerimisel tekkiva impulsi kaotuse. Paigaldage töötavad varundussüsteemid ja veenduge, et igal inimesel on juurdepääs vajalikele tööriistadele. Andmete ja turvalisuse probleemide korral kehtestage ranged eeskirjad, näiteks mitmefaktoriline autentimine ja krüpteeritud failide jagamine. Üks hea nõuanne hajutatud meeskondade puhul on see, et teil peaks olema strateegiad, mis sobivad igat tüüpi riskidega, et teie hajutatud meeskond oleks vastupidav.

Jälgige ja kohandage regulaarselt

Esmalt töötage välja tagasisideprotseduurid, mis võimaldavad meeskonnaliikmetel tõstatada probleeme või teha parandusettepanekuid. Viige läbi sagedasi auditeid, et veenduda süsteemide ja tööriistade korrektses toimimises. Põhimõtteliselt muutke oma strateegiaid vastavalt uutele väljakutsetele. Meeskonna rutiini jälgides olete paremas positsioonis kiiresti tegutsema.

Hajutatud meeskonna juhtimine on teie ettevõttele kasulik, kuid see ei ole ilma raskusteta. Kui seda tehakse õigesti, näiteks valides sobivad tööriistad, planeerides proaktiivselt ja olema valmis kohandama, võivad hajutatud insenerimeeskonnad olla teie ettevõttele pikaajaline ressurss. Hajutatud meeskonna juhtimine ei ole enam meeldiv eksperiment, vaid konkurentsieelis.