Strategie efficaci per gestire team distribuiti

I team virtuali stanno causando più danni che benefici? Negli Stati Uniti, il 22% dei giorni lavorativi viene svolto da remoto. Gestire team di sviluppo distribuiti a livello globale non è più un vantaggio marginale, ma una tattica essenziale. E come farlo senza caos, esaurimento e disadattamento? È qui che servono sistemi consolidati. Questa guida ti dà consigli pratici per rendere il tuo team remoto super efficiente e ben integrato, proprio come abbiamo fatto per i nostri clienti come Life360, Viber e Savills. Gestire un team distribuito è come dirigere un'orchestra da lontano. I tuoi membri sono sparsi per il mondo ed è tuo compito, come leader tecnologico, assicurarti che tutto funzioni come un insieme coeso. Questo post è per te se stai pensando di affidare il lavoro a sviluppatori software esterni. Parleremo delle cose più importanti per gestire un team distribuito e ti daremo consigli pratici che possono aiutarti a guidare con successo un team distribuito.

Gestire un team distribuito vuol dire guidare e coordinare gruppi di professionisti che lavorano insieme e collaborano da diverse parti del mondo. Questi gruppi di persone di solito lavorano senza avere un ufficio fisico o essere nello stesso fuso orario. Quando si lavora con team distribuiti, il ruolo di un leader tecnico è quello di mettere insieme persone con gli stessi obiettivi, mantenere la chiarezza nella comunicazione e promuovere il senso di connessione, nonostante la distanza fisica. Non è un compito facile, soprattutto considerando le sfide che vedremo di seguito.

1. Ostacoli alla comunicazione

Le barriere alla comunicazione nei team distribuiti di solito derivano da una collaborazione in tempo reale non proprio perfetta, dalla mancanza di interazione faccia a faccia e da incomprensioni. Per risolvere questo problema, devi creare una politica di comunicazione per il team distribuito che includa una combinazione di strumenti sincroni e asincroni, aspettative sui tempi di risposta e regole sui canali da usare nei vari tipi di comunicazione.

2. Mantenere unito il team e la cultura aziendale

Anche se si può lavorare da remoto grazie alla tecnologia, è difficile gestire un team sparso e creare una cultura aziendale. I dipendenti potrebbero sentirsi distaccati senza il contatto diretto, la condivisione e i rituali. Una cosa del genere rende più difficile creare fiducia, condividere i successi o sviluppare un senso di appartenenza. Ecco perché dovresti prepararti con determinazione, creatività e costanza per promuovere la cultura tra i diversi team.

3. Responsabilità e produttività

Il problema con i team distribuiti è che non hai la stessa visibilità che avresti in un ufficio tradizionale. Per avere un team di sviluppo software completamente dedicato, devi essere determinato nel definire fin dall'inizio i parametri di successo, implementare obiettivi misurabili, progettare compiti precisi e fissare scadenze definite.

4. Gestione della questione della sicurezza informatica

La comunicazione tra team distribuiti è una comunicazione che richiede un sacco di tecnologia, dove userai attivamente Teams, Zoom, Slack, condivisione di file, e-mail, ecc. Dovresti prendere delle misure di sicurezza per proteggere le tue informazioni, come VPN su Wi-Fi aperto, attrezzature personali, trasferimento di file crittografati e formazione del personale.

Ecco alcuni consigli che i nostri clienti possono mettere in pratica.

1. Crea canali di comunicazione efficaci

Ogni dirigente nel settore tecnologico sa che la comunicazione tra i team distribuiti è fondamentale per il successo di un progetto. Per avere successo, usa la giusta combinazione di strumenti sincroni e asincroni. Zoom o Microsoft Teams sono i migliori per fare riunioni dal vivo, brainstorming e controlli frequenti. Slack, e-mail o strumenti di gestione dei progetti (come Trello, Asana) sono più adatti per lavori autonomi come aggiornamenti o documentazione. Inoltre, offrono ai membri del team la flessibilità di rispondere quando hanno tempo. Senza dei protocolli chiari su come comunicare in un team distribuito, gli strumenti non servono a niente. Cioè, quali canali usare per mandare che tipo di messaggi, quando aspettarsi una risposta e come gestire una cosa urgente. Questo riduce al minimo i malintesi e rende i team sparsi in giro più uniti.

2. Coltiva una forte cultura aziendale anche quando sei lontano

Solo perché hai a che fare con team distribuiti non vuol dire che la cultura aziendale non conti. Anzi, è ancora più importante se vuoi un team più efficiente, produttivo e motivato con un senso di appartenenza. Organizza eventi virtuali: chiacchierate davanti a un caffè, serate di giochi o momenti di condivisione dei risultati raggiunti alla fine della settimana, chiamati "Friday wins", sono tutti considerati buone pratiche per i team distribuiti. Introduci dei rituali: Crea dei ringraziamenti settimanali/mensili:

• Ringraziamenti settimanali/mensili durante le chiamate di gruppo o le chat di TeamGratuate
• Gioco sociale settimanale
• Eventi "Mostra e racconta"
• Aiuta i nuovi membri del team a inserirsi
• Playlist per tutto il team o club del libro virtuali Fai partecipare tutti:
• Ringraziamenti settimanali/mensili durante le chiamate di gruppo o le chat di TeamGratuate
• Momenti di socializzazione ogni settimana
• Eventi "Mostra e racconta"
• Aiuta i nuovi membri del team a inserirsi
• Playlist o libri virtuali per tutto il team Premiare i risultati: Premiare i team distribuiti. Congratularsi per l'avvio dei progetti o anche festeggiare con gesti particolari, come un ringraziamento settimanale per celebrare una vittoria personale.

3. Aggiungi strumenti efficaci per gestire i progetti

Crea un posto centrale dove lavorare, tipo il tuo quartier generale virtuale. Gli strumenti giusti per gestire i progetti ti aiutano a organizzare e a far conoscere i gruppi sparsi. Ecco perché dovresti pensarci:

• Collaborazione centralizzata: strumenti come Asana, Trello, Jira e così via offrono al tuo team una piattaforma specifica per comunicare, condividere file e monitorare i progressi.
• Monitoraggio delle attività: questa funzione ti permette di assegnare compiti, fissare scadenze e tenere d'occhio i progressi del progetto in modo trasparente.
• Aggiornamenti in tempo reale: i dashboard e le barre di avanzamento sono strumenti di visualizzazione che puoi usare per individuare eventuali ostacoli.
• Visibilità asincrona: i lavoratori distribuiti possono controllare gli aggiornamenti del progetto in qualsiasi momento, dato che non è possibile fare riunioni immediate a causa del fuso orario. Trello o Jira notion, Confluence o le bacheche di progetto sono tuoi grandi amici qui. Dovremmo confrontare questi strumenti che sono popolari nei team distribuiti.

4. Obiettivi e aspettative stabiliti

La gestione di un team distribuito dovrebbe avere obiettivi chiari a breve e lungo termine per ogni membro del gruppo. Questo ti aiuterà, come leader, a fare stime sulle prestazioni. Ecco alcuni aspetti da tenere a mente:

• Chiarisci le responsabilità: spiega bene cosa fa ogni membro del team e assicurati che sia tutto chiaro su chi fa cosa.
• Riassumi i risultati attesi: stabilisci cosa ci si aspetta e i tempi. Questo aiuta a evitare intoppi nel lavoro.
• Definisci i KPI: stabilisci degli indicatori chiave di prestazione che possano essere misurati per monitorare lo stato di avanzamento del tuo progetto. Questo ti aiuterà a capire se i tuoi dipendenti remoti stanno raggiungendo gli obiettivi prefissati.
• Accessibilità degli obiettivi: tieni i tuoi obiettivi, KPI e risultati finali in un posto dove siano facilmente accessibili. I membri del team distribuito devono poter accedere facilmente a queste informazioni in qualsiasi momento, per non perdere tempo a cercare chiarimenti.

5. Controlli frequenti e feedback

In un'azienda decentralizzata, non si può mai sottolineare abbastanza l'importanza di comunicare spesso. Ecco alcuni consigli che possono aiutare a stare al passo con le cose quando si lavora con team distribuiti:

• Fai incontri individuali spesso: organizza riunioni regolari con ogni membro del tuo staff distribuito, parlando dei progressi, delle sfide e dello sviluppo professionale. Questo aiuta a creare fiducia e a mantenere alta la motivazione.
• Sincronizzazione del team: organizza riunioni settimanali o bisettimanali per ricordare al team i suoi obiettivi, aggiornarli e creare un senso di connessione.
• Dai un feedback in modo tempestivo: dare un feedback in modo tempestivo è una delle cose migliori che si possono fare nei team distribuiti, perché non serve tempo per creare un ambiente più reattivo.
• Aiuta la comunicazione in entrambe le direzioni: assicurati che i membri del tuo team possano esprimersi liberamente, fare domande e dare feedback.

6. Differenze di fuso orario

Qual è il modo migliore per gestire un team distribuito su diversi fusi orari? È un compito davvero difficile per un leader tecnologico. Le 21:00 del tuo team a New York possono essere le 16:00 in Europa in un altro paese o addirittura mezzanotte in Asia. Ecco alcune strategie che potrebbero aiutarti a organizzare i team:

• Turni di lavoro: organizza le riunioni in orari diversi, così nessuno deve alzarsi presto la mattina o fare tardi la sera tutti i giorni.
• Impara a comunicare in modo asincrono: condividi gli aggiornamenti non urgenti usando Slack, documenti condivisi o video che i tuoi colleghi possono guardare quando hanno tempo.
• Usa calendari comuni: chiedi ai membri del tuo team sparsi per il mondo di rendere trasparenti i loro diari. Questo eviterà conflitti e renderà più facile organizzare le riunioni.
• Documenta le riunioni importanti: registrare le riunioni è un modo per tenere tutti aggiornati anche quando non sono presenti.

7. Concentrati sulla sicurezza informatica

Come nella gestione di un team distribuito, i tuoi dati sono una cosa importante da proteggere, proprio come il resto, tipo la strategia di comunicazione. Ecco alcuni modi per mantenere la sicurezza del sistema e dei dati:

• VPN: chiedi al tuo team di usare una rete privata virtuale abbastanza sicura, soprattutto quando usi il Wi-Fi pubblico.
• Aggiungi sicurezza agli endpoint: metti i programmi antivirus e i firewall sui dispositivi per proteggerli da malware e accessi non autorizzati.
• Segui una formazione sulla sicurezza: insegna al tuo team cosa sono il phishing e la sicurezza delle password.
• Metti in atto regole chiare sulla sicurezza informatica: decidi come accedere, conservare e condividere le informazioni della tua azienda e assicurati che tutti sappiano quali sono le tue regole.
• Implementa un modello di sicurezza zero trust: verifica ogni utente e dispositivo prima di concedere l'accesso alle risorse aziendali, indipendentemente dalla posizione o dalla rete.

Individua i potenziali rischi

Il processo di gestione dei rischi dei team distribuiti deve iniziare con l'identificazione dei punti deboli esistenti. Considera la possibilità di risposte lente, incomprensioni o ritardi dovuti al fuso orario o alle differenze culturali. Poi, dai un'occhiata alla tua tecnologia: hai qualche strumento vecchio? C'è il rischio che la connessione internet sia instabile? O magari c'è un accesso limitato al software che serve? Queste cose possono rallentare il lavoro del tuo team. Un altro aspetto rischioso è la gestione dei dati, da tenere in considerazione quando si gestiscono team distribuiti. Individua eventuali lacune nella crittografia, nel controllo degli accessi e nelle procedure di backup che potrebbero causare violazioni. Infine, ottimizza la conformità per assicurarti che sia conforme al GDPR, all'HIPAA o a qualsiasi altro standard locale in materia di dati.

Sviluppa strategie di mitigazione

Una volta che sai quali sono i possibili rischi, pensa a dei piani per ridurli. Avere delle linee guida chiare su come gestire le cose e quanto tempo ci vuole per reagire ti aiuterà a non perdere tempo quando ci sono minacce. Metti in piedi sistemi di backup che funzionano e assicurati che tutti abbiano accesso agli strumenti necessari. Se ci sono problemi con i dati e la sicurezza, metti in atto politiche rigorose, come l'autenticazione a più fattori e la condivisione di file crittografati. Un consiglio utile per i team distribuiti è quello di avere strategie adatte a ogni tipo di rischio, in modo che il team distribuito sia resiliente.

Controlla e aggiusta regolarmente

Per cominciare, crea delle procedure di feedback per permettere ai membri del team di segnalare problemi o proporre modi per migliorare. Fai controlli frequenti per assicurarti che i sistemi e gli strumenti funzionino bene. In pratica, cambia le tue strategie in base alle nuove sfide. Sarai in una posizione migliore per agire velocemente se tieni traccia di come lavora il tuo team.

Gestire un team distribuito può essere una bella cosa per la tua azienda, ma non è sempre facile. Se fatto bene, tipo scegliere gli strumenti giusti, pianificare in anticipo e essere pronti a cambiare, i team di ingegneri distribuiti possono diventare una risorsa a lungo termine per la tua azienda. Gestire un team distribuito non è più un esperimento divertente, ma un vantaggio competitivo.