Estratégias eficazes para gerir equipas distribuídas

As equipas virtuais estão a causar mais estragos do que benefícios? Nos EUA, 22% dos dias úteis são trabalhados remotamente. Gerir equipas de desenvolvimento localizadas globalmente já não é um benefício adicional, mas sim uma tática essencial. E como fazer isso sem anarquia, exaustão e incompatibilidade? É aí que os sistemas estabelecidos são necessários. Este guia fornece táticas práticas para tornar a sua equipa remota uma equipa de alto desempenho e totalmente integrada, tal como fizemos com os nossos clientes, como Life360, Viber e Savills. A gestão de uma equipa distribuída funciona como uma sinfonia tocada remotamente. Os seus membros estão em diferentes partes do mundo e o seu papel como líder técnico é garantir que tudo funcione como um todo coeso. Esta publicação é para o caso de pretenderes subcontratar programadores de software. Vamos discutir as questões-chave da gestão de uma equipa distribuída e fornecer as melhores práticas que podem contribuir para liderar uma equipa distribuída com sucesso.

A gestão de equipas distribuídas envolve liderar e coordenar equipas de profissionais que trabalham juntos e cooperam em diferentes locais ao redor do mundo. Esses grupos de trabalhadores tendem a trabalhar sem ter um escritório físico ou mesmo estar no mesmo fuso horário. Ao trabalhar com equipas distribuídas, o papel de um líder técnico é reunir pessoas com os mesmos objetivos, manter a clareza na comunicação e promover o sentimento de conexão, apesar da distância entre os membros. Não é uma tarefa fácil, considerando os desafios que veremos a seguir.

1. Barreiras à comunicação

As barreiras de comunicação em equipas distribuídas geralmente têm a ver com a falta de cooperação em tempo real, a ausência de interação cara a cara e falhas de comunicação. Para resolver isso, você precisa estabelecer uma política de comunicação distribuída para a equipe que envolva uma combinação de ferramentas síncronas e assíncronas, expectativas em relação ao tempo de resposta e regras sobre os canais que você deve usar nos vários tipos de comunicação.

2. Manter a equipa unida e a cultura corporativa

Apesar de ser possível trabalhar remotamente com a ajuda da comunicação tecnológica, é difícil gerir uma equipa dispersa e criar uma cultura corporativa. Os funcionários podem ficar distantes sem o contacto pessoal, a comunhão e os rituais. Tal arranjo complica o desenvolvimento da confiança, a partilha de vitórias ou o desenvolvimento do sentimento de pertença. É por isso que você deve se preparar com determinação, inovação e persistência para promover a cultura entre diferentes equipas.

3. Responsabilidade e produtividade

O problema com equipas distribuídas é que não tens a mesma visibilidade que terias num escritório tradicional. Para ter uma equipa de desenvolvimento de software totalmente comprometida, deves ser proposital na criação de medidas de sucesso desde o início, implementar objetivos mensuráveis, definir tarefas precisas e estabelecer prazos definidos.

4. Lidar com a questão da cibersegurança

A comunicação em equipas distribuídas é uma comunicação tecnologicamente intensiva, na qual você utilizará ativamente o Teams, o Zoom, o Slack, o compartilhamento de arquivos, o e-mail, etc. Você deve tomar medidas de segurança para proteger suas informações, como VPNs em Wi-Fi aberto, equipamentos pessoais, transferência de arquivos criptografados e treinamento de pessoal.

A seguir estão algumas dicas que podem ser colocadas em prática pelos nossos clientes.

1. Crie canais de comunicação eficazes

Todos os executivos de tecnologia sabem que a comunicação entre equipas distribuídas é essencial para o sucesso de um projeto. Para ter sucesso, instale a combinação certa de ferramentas síncronas e assíncronas. O Zoom ou o Microsoft Teams são os melhores para fazer reuniões ao vivo, brainstorming e check-ins frequentes. O Slack, o e-mail ou o gerenciamento de projetos (como o Trello, o Asana) são mais adequados para trabalhos autônomos, como atualizações ou documentação. Eles também dão aos membros da equipa flexibilidade para responder quando tiverem tempo. Sem os protocolos definidos para a comunicação entre equipas distribuídas, as ferramentas são inúteis. Ou seja, quais canais devem ser usados para enviar que tipo de mensagens, quando esperar uma resposta e como resolver uma questão de emergência. Isso minimiza mal-entendidos e torna as equipas distantes mais coesas.

2. Cultive uma cultura empresarial forte, mesmo quando estiverem separados

Só porque estás a lidar com equipas distribuídas não significa que a cultura da empresa não seja importante. Na verdade, ela é ainda mais importante quando se quer ter uma equipa mais eficiente, produtiva e motivada, com um sentimento de pertença. Organize eventos virtuais: bate-papos durante o café, noites de jogos ou comemorações de conquistas no final da semana, chamadas de «vitórias de sexta-feira», para compartilhar metas alcançadas, são consideradas as melhores práticas de equipas distribuídas. Introduzir rituais: Estabeleça menções semanais/mensais:

• Menções semanais/mensais durante chamadas da equipa ou conversas no TeamGratuate
• Tempo semanal para jogos sociais
• Eventos «Mostrar e contar»
• Companheiros de integração de novos membros da equipa
• Playlists para toda a equipa ou clubes de leitura virtuais Faça com que todos participem:
• Menções semanais/mensais durante chamadas da equipa ou conversas no TeamGratuate
• Hora do jogo social todas as semanas
• Eventos «Mostrar e contar»
• Companheiros de integração de novos membros da equipa
• Playlists ou livros virtuais para toda a equipa Recompense as conquistas: Recompense as equipas distribuídas. Parabenize o início dos projetos ou até comemore com certos gestos, como uma mensagem semanal de agradecimento para celebrar uma vitória pessoal.

3. Apresente ferramentas poderosas de gestão de projetos

Tenha um local central de operação - a sua sede virtual. As ferramentas corretas de gestão de projetos fornecem a organização e a exposição necessárias para lidar com grupos dispersos. A razão pela qual deve considerar isso é:

• Colaboração centralizada: ferramentas como Asana, Trello, Jira e outras oferecem à tua equipa uma plataforma específica para comunicar, partilhar ficheiros e acompanhar o progresso.
• Acompanhamento de tarefas: Esta designação permite atribuir tarefas, definir prazos e monitorizar o progresso do projeto com transparência.
• Atualizações em tempo real: Painéis e barras de progresso são ferramentas de visualização que podem ser usadas para detectar bloqueadores.
• Visibilidade assíncrona: Os trabalhadores distribuídos têm a opção de monitorizar as atualizações do projeto a qualquer momento, uma vez que não é possível realizar uma reunião imediata devido à diferença horária. O Trello ou o Jira notion, o Confluence ou os quadros de projetos são seus amigos aqui. Devemos comparar essas ferramentas que são populares em equipas distribuídas.

4. Metas e expectativas estabelecidas

A gestão de equipas distribuídas deve ter objetivos claros de longo e curto prazo para cada membro do grupo. Isso vai ajudar-te, como líder, a fazer estimativas de desempenho. Aqui estão alguns pontos a ter em conta:

• Esclareça as responsabilidades: Explique detalhadamente o âmbito do trabalho e a função de cada membro da equipa, garantindo que não haja confusão quanto às áreas de responsabilidade.
• Resuma os resultados esperados: defina as expectativas e os prazos para os resultados esperados. Isso evita atrasos no progresso.
• Defina KPIs: Tenha indicadores-chave de desempenho que possam ser medidos para monitorar o progresso do seu projeto. Isso vai te ajudar a saber se os seus funcionários remotos estão a cumprir as metas.
• Acessibilidade das metas: mantenha as suas metas, KPIs e resultados em um local onde possam ser facilmente acessados. Os membros da equipa distribuída devem estar em posição de acessar prontamente essas informações a qualquer momento, para não perderem tempo buscando esclarecimentos.

5. Verificações frequentes e feedback

Numa empresa descentralizada, não podemos exagerar na comunicação frequente. E aqui estão as dicas que podem ser usadas para acompanhar o ritmo quando se trabalha com equipas distribuídas:

• Tenha reuniões individuais frequentes: Marque reuniões regulares com cada membro da sua equipa distribuída, discutindo o progresso, os desafios e o desenvolvimento profissional. Isso ajuda a criar confiança e a manter a motivação.
• Sincronização da equipa: Realize reuniões semanais ou quinzenais com a equipa para lembrá-la dos seus objetivos, atualizá-los e criar um sentimento de conexão.
• Dê feedback em tempo útil: dar feedback em tempo útil é uma das melhores práticas de equipas distribuídas, pois não é preciso perder tempo a criar um ambiente mais responsivo.
• Facilite a comunicação bidirecional: certifique-se de que os membros da sua equipa se sintam à vontade para se expressar, fazer perguntas e dar feedback.

6. Diferenças de fuso horário

Qual é a melhor maneira de lidar com uma equipa distribuída por diferentes fusos horários? É uma tarefa muito difícil para um líder técnico. 21h na sua equipa em Nova Iorque pode ser 16h na Europa, em um país diferente, ou até mesmo meia-noite na Ásia. A seguir estão algumas táticas que podem ajudá-lo a organizar as equipas:

• Horários rotativos: Realize reuniões em horários variados, para que ninguém tenha que acordar cedo ou chegar tarde o tempo todo.
• Aprenda a fazer comunicações assíncronas: partilhe atualizações não críticas usando o Slack, documentos partilhados ou vídeos que os colegas de equipa possam ler quando tiverem oportunidade.
• Use calendários comuns: peça aos membros da sua equipa dispersa para tornarem as suas agendas transparentes. Isso evitará conflitos e facilitará o agendamento de reuniões.
• Documente reuniões importantes: gravar as reuniões é uma forma de manter todos informados, mesmo quando não estão presentes na reunião.

7. Foca na segurança cibernética

Tal como na gestão de equipas distribuídas, os teus dados são um assunto importante a proteger, tal como o resto, por exemplo, a estratégia de comunicação. A seguir estão algumas maneiras de manter a segurança do sistema e dos dados:

• VPN: Peça à sua equipa para usar uma rede privada virtual que seja suficientemente segura, especialmente quando estiver a usar Wi-Fi público.
• Adicione segurança de ponto final: instale programas antivírus e firewalls nos dispositivos para protegê-los contra malware e acesso malicioso.
• Faça um treinamento de segurança: ensine a sua equipa sobre phishing e segurança de senhas.
• Crie regras claras de segurança cibernética: decida como as informações da sua empresa são acessadas, guardadas e distribuídas, e certifique-se de que todos sabem das suas políticas.
• Implemente um modelo de segurança zero trust: verifique cada utilizador e dispositivo antes de conceder acesso aos recursos da empresa, independentemente da sua localização ou rede.

Identifique riscos potenciais

Um processo de gestão de riscos das equipas distribuídas precisa começar com a identificação dos pontos fracos existentes. Considere as possibilidades de respostas lentas, mal-entendidos ou atrasos devido a diferenças de fuso horário ou cultura. Em segundo lugar, avalie a sua pilha de tecnologia: tem alguma ferramenta que esteja desatualizada? Alguma ameaça de conexão instável à Internet? Ou há acesso restrito a software obrigatório? Isso vai diminuir a produtividade da sua equipa. Outra área arriscada é o manuseamento de dados, que pode ser considerada ao gerir equipas distribuídas. Encontre falhas na encriptação, no controlo de acesso e nos procedimentos de backup que poderiam resultar em violações. Por fim, otimize a sua conformidade para garantir que esteja em conformidade com o GDPR, HIPAA ou quaisquer outras normas locais de dados.

Desenvolve estratégias de mitigação

Depois de estar ciente dos possíveis riscos, desenvolva planos proativos para mitigá-los. A fácil elaboração de orientações de escalonamento e tempo de reação eliminará a perda de impulso na resposta a ameaças. Instale sistemas de backup funcionais e certifique-se de que todas as pessoas tenham acesso às ferramentas necessárias. Em caso de problemas com dados e segurança, estabeleça políticas rigorosas, como autenticação multifatorial e partilha de ficheiros encriptados. Uma dica que funciona bem com equipas distribuídas é que deves ter estratégias que se adaptem a todos os tipos de risco, para que a tua equipa distribuída seja resistente.

Monitorize e ajuste regularmente

Para começar, desenvolva procedimentos de feedback para permitir que os membros da equipa levantem questões ou proponham formas de melhoria. Realize auditorias frequentes para garantir que os sistemas e ferramentas estão a funcionar corretamente. Basicamente, mude as suas estratégias de acordo com os novos desafios. Você estará em melhor posição para agir prontamente ao acompanhar a rotina da sua equipa.

A gestão de uma equipa distribuída é gratificante para o teu negócio, mas não sem uma série de desafios. Quando feita corretamente, como a seleção das ferramentas adequadas, o planeamento proativo e a prontidão para ajustes, as equipas de engenharia distribuídas podem agregar valor à tua empresa como um recurso de longo prazo. Gerir uma equipa distribuída já não é uma experiência agradável, mas sim uma vantagem competitiva.